Bagi pengelola acara atau "event organizer" atau MICE (Meeting, Incentive, Convention, and Exhibition) Organizer, misalnya, kini tak perlu repot-repot lagi dalam menggandakan berbagai dokumen materi dan menginformasikan jadwal acara seperti sidang umum, konferensi, simposium atau sejenisnya, baik berskala nasional maupun internasional.
Badan Usaha Milik Negara (BUMN) PT Telekomunikasi Indonesia, kini sudah menyediakan sistem aplikasi untuk memudahkan pengelola, panitia, peserta, atau pihak terkait lainnya dalam menginformasikan acara-acara atau "events" tersebut dan melakukan "engagement" dengan para peserta, mitra, dan media.
Sistem aplikasi itu bernama PalapaONE, sebuah aplikasi besutan anak bangsa yang dapat diunduh melalui berbagai sistem operasi telepon pintar.
PalapaONE, untuk pertama kalinya dalam forum internasional, memfasilitasi kebutuhan informasi acara Sidang Umum ke-35 Dewan Perempuan Internasional (ICW) dan Temu Nasional Seribu Organisasi Perempuan Indonesia di Yogyakarta, yang keseluruhan rangkaian acaranya berlangsung pada 11-20 September 2018.
Perhelatan tersebut diselenggarakan oleh ICW, Kongres Wanita Indonesia (Kowani), bersama Kementerian BUMN dan didukung penuh oleh 35 BUMN, termasuk Kantor Berita Antara.
Fitur yang tersedia pada PalapaONE, antara lain, absensi dengan QR code, agenda kegiatan acara, daftar pembicara,
materi-materi pembicara, pesan dan "reminder", media center, expo, galeri, daftar mitra tanya jawab online, banner, dan "help and FAQ".
PalapaONE sangat bersyukur dapat berperan aktif dalam mendukung kelancaran Sidang Umum kr-35 ICW dan Temu Nasional Seribu Organisasi Perempuan Indonesia yang merupakan acara berkelas dunia.
"Kami sangat berbahagia karena melalui PalapaONE banyak ibu peserta terbantu, khusus untuk mengunduh materi presentasi dari para pembicara, media center, dan juga tetap eksis melalui sharing di galeri," kata Senior Vice President Portofolio dan Sinergi PT Telkom Pramasaleh Hario Utomo.
PalapaONE merupakan aplikasi "event management" yang memudahkan dalam mengelola "event" karena telah disediakan sistem manajemen kontennya.
Untuk kemudahan peserta dan penyelenggara, PalapaONE dapat diakses menggunakan browser dari laptop atau PC dan untuk dukungan mobilitas tersedia mobile apps berbasis Android dan iOS.
PalapaONE telah mendukung absensi menggunakan QR Code, sehingga dapat dipastikan bahwa peserta yang mengikuti hanyalah yang berhak.
Di samping itu, "fitur reminding" akan dapat mengingatkan peserta bahwa agenda yang ditunggu-tunggu segera dimulai.
Buatan Anak Bangsa
PalapaONE ini setidaknya memberikan fasilitas kepada empat pihak pemangku kepentingan yaitu peserta, pembicara, "event organizer", dan pemilik acara agar suatu acara terkelola dengan lebih baik.
Semua informasi terkait acara, informasi terkait peserta, informasi terkait fasilitas-fasilitas dari acara kemudian layanan-layanannya itu semua bisa diamati dari aplikasi tersebut.
Menurut Prama, fasilitas yang terdapat dalam aplikasi buatan anak bangsa dari Telkom Indonesia itu antara lain registrasi dan informasi pra-acara, data-data terkait pemateri, penunjuk arah tempat acara dan dokumentasi foto-foto kegiatan.
Bahkan ke depannya, aplikasi juga akan menampilkan informasi pemesanan hotel hingga jadwal penerbangan maskapai menuju tempat acara di Indonesia.
Bagi para peserta acara yang ingin mengunduh materi paparan acara dan foto-foto terkait acara juga dapat mendapatkannya melalui PalapaONE.
Kemudian ketika panel diskusi berlangsung, para peserta yang semuanya sudah menggunakan aplikasi PalapaONE bisa menampilkan pertanyaannya dan ada tim peramu yang akan mengumpulkan dan menyaring pertanyaan yang akan disajikan di layar utama tempat acara.
Selain itu, bagi peserta yang pertanyaannya belum dapat terjawab hingga akhir acara, maka pemateri dapat menanggapinya melalui aplikasi tersebut.
Seusai digunakan untuk acara Sidang Umum ke-35 ICW dan Temu Nasional Seribu Organisasi Perempuan Indonesia, PalapaONE akan digunakan untuk acara Paviliun Indonesia di Bali dalam pertemuan tahunan Bank Dunia dan Dana Moneter Internasional (World Bank dan IMF) pada Oktober mendatang.
Aplikasi pengelolaan acara secara digital ini dikembangkan Telkom Indonesia sejak 2013 dan digunakan oleh Telkom Group sebagai aplikasi standar untuk acara internal perusahaan.
Kemudian, Telkom Indonesia mulai menggunakannya untuk keperluan eksternal sejak 2017 dan saat pertama kali digunakan untuk acara bertaraf internasional pada Sidang Umum ke-35 ICW ini, nama sistem aplikasinya diubah menjadi PalapaONE.
"Istilah PalapaONE sesuai dengan permintaan dari Kementerian BUMN dan kita membuat suatu aplikasi yang bisa digunakan oleh para BUMN," kata Prama.
Kehadiran PalapaONE menjadi solusi dalam mendapatkan berbagai fasilitas dan kemudahan informasi.
Pewarta: Budi Setiawanto
Editor: Gusti Nur Cahya Aryani
Copyright © ANTARA 2018
