Kepala Bidang Administrasi BKD Kota Bekasi Roro Yoewati di Bekasi, Selasa, mengakan, pola pengarsipan di BKD selama ini masih menggunakan sistem manual, yaitu dengan menyimpan dokumen berupa kertas di dalam lemari arsip, sehingga membutuhkan ruang penyimpanan cukup besar.
"Setiap bulan selalu saja ada perubahan data pegawai, sedangkan ruang penyimpanan di kantor BKD tidak ada. Bahkan Badan Arsip Kota Bekasi juga tidak punya tempat penyimpanan," kata Roro.
Dikatakan Roro, akibat tidak adanya ruang penyimpanan, pengarsipan dokumen tidak tertata dengan baik. Bahkan, beberapa data penting hilang karena terselip di antara tumpukan dokumen lainnya.
"Padahal data pegawai yang sudah pensiun sekalipun harus disimpan sebab suatu saat pasti dibutuhkan," kata dia.
Roro mengatakan, sudah berulang kali mengajukan usulan untuk penambahan ruang asrip di BKD. Namun, sampai saat ini belum juga direalisasikan. Akibatnya, ruang BKD Kota Bekasi dipenuhi oleh lemari-lemari penyimpanan, bahkan sebagian dokumen disimpan di dalam kardus yang dibiarkan tergeletak di sekitar ruangan.
"Kita sudah berulang kali minta, tapi dianggap belum penting. Akibatnya jadi seperti ini, kantor kita terlihat lebih mirip gudang. Jika kita membutuhkan arsip yang tahun lama, harus mencari-cari karena memang tidak tertata dengan baik," kata Roro.
Untuk mengatasi masalah tersebut, Roro mengaku sudah melakukan beberapa terobosan baru. Di antaranya adalah dengan memindahkan arsip kertas ke bentuk digital.
"Setiap dokumen kita scanner, kemudian dipindahkan dalam bentuk copy digital ke Compac Disc. Itu lebih efesien dan tidak memakan tempat," tukasnya.
Roro berharap, Pemkot Bekasi dan DPRD memikirkan masalah pembangunan gedung arsip tersebut. Pasalnya, kata dia, permasalahan penyimpanan arsip hampir terjadi di setiap SKPD.
"Mudah-mudahan di tahun 2012, usulan pembangunan gedung arsip bisa disetujui oleh DPRD," pungkasnya. (ANT-294/M027)
Editor: Kunto Wibisono
Copyright © ANTARA 2011
