Reimbursement sudah menjadi keseharian dalam operasional perusahaan. Meski terlihat sederhana, proses reimbursement dapat mempengaruhi kelancaran arus kas perusahaan dan kepuasan kerja karyawan.
"Di sisi karyawan, reimbursement juga tidak bisa dianggap remeh karena kemudahan mengurus hal tersebut berpengaruh pada kepuasan mereka terhadap sistem internal perusahaan," kata Chief Business Officer Mekari, Jansen Jumino dalam siaran pers pada Rabu.
"Sebab itu, perusahaan perlu menerapkan sistem dan proses reimbursement yang efisien demi kelancaran administratif dan operasional,” kata Jansen.
Baca juga: GandengTangan-Mekari tawarkan solusi pembiayaan UMKM limit Rp2 miliar
Baca juga: Platform kursus online, incaran profesional dengan "growth mindset"
Lebih lanjut Jansen menjelaskan, perusahaan memerlukan teknologi berupa solusi pengelolaan keuangan bisnis guna membantu perusahaan menerapkan dan menjalankan sistem reimbursement secara baik.
"Solusi memungkinkan karyawan mengajukan reimbursement beserta bukti transaksi dengan mudah melalui aplikasi yang terhubung ke payroll dan keuangan," kata Jansen.
Dengan demikian, lanjut dia, pengajuan reimbursement tidak saja tercatat dengan rapi, tetapi pemrosesannya juga akan transparan karena semua pihak dapat melihat sejauh mana reimbursement sudah ditangani.
"Oleh sebab itu, perusahaan perlu mempertimbangkan penggunaan solusi untuk kemudahan dan efisiensi dalam menangani reimbursement,” tutur Jansen.
Ia melanjutkan, tren pola reimbursement karyawan memberi pandangan menarik bagi perusahaan mengenai cara mengatur reimbursement dengan baik.
"Data dari Mekari Expense selama semester II tahun lalu menunjukkan bahwa perusahaan segala ukuran disibukkan oleh reimbursement. Bahkan, kategori UMKM secara keseluruhan memproses lebih dari ribuan transaksi per bulan, sebuah volume yang menyerupai kategori perusahaan besar dan enterprise," ujarnya.
Lalu, apa saja pola reimbursement perusahaan dan karyawan lainnya? Simak empat hal di bawah ini.
Paling sering untuk transportasi
Pengeluaran untuk transportasi menjadi kategori reimbursement yang paling sering diajukan, mengingat tingginya mobilitas kerja di era hybrid work.
Hingga 30 persen dari jenis reimbursement menutupi pengeluaran kendaraan, bensin, parkir, dan service. Kategori kedua terbesar adalah peralatan dan pengiriman (15 persen), seperti alat tulis kantor (ATK) dan kurir, diikuti oleh akomodasi, seperti sewa hotel saat perjalanan dinas.
"Adanya sub-kategori pengeluaran mengharuskan perusahaan untuk memiliki sistem reimbursement yang bisa menangani kompleksitas tersebut," katanya.
Ongkos kejar keuntungan
Karena kerap mengunjungi pelanggan dan mitra bisnis, tim sales dan komersial adalah divisi yang paling sering mengajukan reimbursement.
Sebanyak 40 persen dari pengajuan reimbursement berasal dari tim tersebut, diikuti tim operasional dan produk (18 persen) yang acap kali mengecek langsung keadaan pasar. Tim engineering dan lapangan (16 persen) yang juga biasa terjun ke lapangan berada di posisi ketiga.
"Tim yang menyelesaikan kerja dari kantor, seperti keuangan dan HR, tetap mengajukan reimbursement untuk pengeluaran terkait ATK serta kas kecil lainnya,” katanya.
Selesai dalam 7 hari kerja
Semakin lancar perusahaan memproses pengajuan reimbursement, semakin cepat pula mereka mengembalikan uang ke karyawan. Data menunjukkan bahwa 42 persen perusahaan membutuhkan hingga 7 hari untuk memproses reimbursement, sedangkan yang lain membutuhkan 8-14 hari (37 persen) dan 15-21 hari (21 persen).
Untuk jadwal, sebanyak 38 persen perusahaan membayar reimbursement sekali sebulan, umumnya bersama dengan gaji. Selain itu, sebanyak 25 persen perusahaan membayar secara mingguan dan 34 persen membayar secara harian.
"Perusahaan membutuhkan waktu untuk memproses reimbursement karena pengajuan yang diserahkan oleh karyawan ditangani oleh berbagai divisi, termasuk divisi payroll di HRD yang menerima pengajuan dan divisi keuangan yang bertanggung jawab untuk membayar reimbursement," kata dia.
"Pemrosesan lintas divisi ini mengharuskan perusahaan untuk menerapkan alur pengajuan reimbursement yang tertata rapi dan sistem pencatatan arus kas yang akurat,” ujar dia.
Siapa cepat pasti dapat
Berdasarkan data, sebanyak 83 persen karyawan mengajukan reimbursement dalam 7 hari setelah tanggal transaksi. Selain itu, karyawan aktif umumnya mengajukan reimbursement rata-rata 5 kali sebulan dengan rata-rata nilai total Rp250 ribu.
"Karyawan bergerak cepat agar tidak melewati tenggat waktu pengajuan reimbursement yang ditetapkan perusahaan," ujar dia.
Adanya pola pengajuan dan pemrosesan reimbursement memberikan perusahaan gambaran lebih jelas bagaimana merancang sistem yang teratur untuk mengajukan dan menangani hal tersebut, mulai dari penyerahan bukti transaksi oleh karyawan hingga pembukuan semua pengeluaran perusahaan untuk menutupi reimbursement.
Baca juga: Platform kursus online, incaran profesional dengan "growth mindset"
Pewarta: Alviansyah Pasaribu
Editor: Zita Meirina
Copyright © ANTARA 2024
