ERP jadi solusi wujudkan akuntansi kas efektif

Jakarta (ANTARA) - Setiap perusahaan tentu membutuhkan pencatatan keuangan yang akurat dan cepat agar dapat memiliki laporan secara real-time. Kini bukan lagi waktunya untuk melakukan akuntansi kas secara manual karena akan membutuhkan lebih banyak waktu. Apalagi jika diterapkan pada perusahaan besar yang melibatkan modal besar dan perputaran bisnis yang cepat.

Maka penggunaan perangkat lunak bisa menjadi alternatif terbaik untuk mempermudah pengelolaan dan menghindari human error. ERP solutions adalah sebuah angin segar untuk para pemilik usaha agar mereka bisa melakukan pencatatan dengan lebih layak.

Dengan ERP, Anda dapat melakukan pencatatan akrual untuk transaksi yang real-time dan laporan yang lebih menyeluruh. Simak cara untuk beralih dari akuntansi kas ke akrual berikut agar memperoleh data lengkap dan membantu proses pengambilan keputusan.

Jika sebelumnya Anda melakukan akuntansi kas maka seiring bertumbuhnya perusahaan mungkin saatnya beralih pada akuntansi akrual. Prosesnya mungkin lebih rumit namun hasilnya dapat menyajikan laporan keuangan yang lebih menyeluruh. Jangan khawatir akan mengalami kesulitan karena Anda dapat menggunakan ERP untuk menangani akuntansi akrual.

- Tambahkan Accrued Expense

Accrued Expense merupakan beban yang harus dibayar sehingga harus dicatat dan akan dibayarkan pada periode berikutnya. Accrued Expense ini dapat berfungsi untuk membuat perkiraan pengeluaran untuk membantu merencanakan anggaran. Misalnya menulis beban listrik di bulan Desember yang sebetulnya akan ditagih sekaligus dibayar pada bulan Januari.

- Tambahkan Prepaid Expense

Prepaid Expense berhubungan dengan pembayaran tunai pada aset yang belum digunakan seperti membayar asuransi untuk satu tahun ke depan. Pencatatan ini mirip dengan accrued expense hanya saja tidak hanya dicatat tetapi juga sudah dibayarkan. Oleh karena itu, perlu adanya jurnal penyesuaian pada akuntansi akrual untuk mencatat beban pembayaran di muka.

- Tambahkan Account Receivable

Pada umumnya, orang-orang menyebut account receivable ini sebagai piutang berupa tagihan yang belum dibayar oleh konsumen. Berbeda dengan akuntansi kas, pada akuntansi akrual hal-hal yang belum terbayarkan ini wajib dicatat. Dengan demikian, pengelola akan tahu nominal yang akan diperoleh dari sebuah proyek yang sedang berjalan meski belum terbayar.

- Kurangi Cash Receipt

Sesekali ada penerimaan uang dari sebuah transaksi yang terjadi pada periode sebelumnya tetapi baru masuk pada periode yang sedang berjalan. Jika pada akuntansi kas, penerimaan uang ini akan masuk pada periode yang sedang berjalan sesuai dengan waktu penerimaan.

Berbeda dengan akuntansi akrual dimana pada periode sebelumnya, transaksi ini berhubungan pada kolom piutang dan nilai pendapatan. Sehingga Anda harus melakukan penyesuaian catatan di periode yang sedang berjalan dengan mengurangi piutang dan menambah kas.

- Kurangi Cash Payment

Begitu pula mengenai pencatatan yang berhubungan dengan beban tagihan yang sudah diterima tetapi belum terbayarkan. Akuntansi akrual akan menulisnya sebagai nilai beban pada periode sebelumnya beserta akun utang. Kemudian ketika sudah terbayar saat periode yang sedang berjalan maka perlu mencatat pengurangan pada utang dan kas.

- Kurangi Customer Prepayment

Dalam sebuah transaksi, pemberian barang dan pembayaran tidak selalu dalam waktu yang sama apalagi jika berhubungan dengan ekspedisi. Bahkan umumnya, konsumen akan melakukan pembayaran di muka terlebih dahulu sebelum barang dikirim oleh produsen atau distributor terkait.

Menyikapi model pembayaran seperti ini, akuntansi kas biasanya akan membuat pencatatan sederhana dan memasukkan nominal pembayaran sebagai pendapatan. Padahal di sisi lain, meskipun sudah dibayar lunas di muka, perusahaan masih bertanggung jawab dengan produk yang belum diberikan.

Oleh karena itu, akuntansi akrual memberikan kolom pencatatan yang detail untuk transaksi model ini. Barang yang belum terkirim (meski sudah dibayar) akan terekam sebagai kewajiban (liability) di neraca, bukan sebagai pendapatan. Pada periode berikutnya, jika kewajiban sudah ditunaikan di mana barang sudah dikirim maka akan masuk pada catatan pendapatan.

Sekian penjelasan mengenai cara sederhana yang bisa Anda gunakan sebagai panduan ketika ingin beralih dari akuntansi kas menuju akrual. Meski terlihat cukup rumit karena detail yang harus dicatat lebih banyak, tetapi laporan yang akan didapatkan juga lebih lengkap.

Proses pencatatan akan sangat berdampak terutama bagi bisnis yang sudah besar karena tidak hanya perihal pemasukan dan pengeluaran saja. Proses konversi dari akuntansi kas ke akrual yang rumit jika dilakukan secara manual bisa secara otomatis dengan ERP. Apalagi jika Anda menggunakan ERP dari HashMicro yang memiliki ERP solutions untuk kebutuhan bisnis Anda.